日本法令のウェブサイトより
| 用紙 | 特に決まりはありませんが，B5, A4, B4判が標準的です。最近はパソコンで印刷する関係でA4判が多いようです。 |
|---|---|
| 文字 | ひらがな，カタカナ，漢字，数字，一般的な記号，アルファベットを利用することができます。ただし，アルファベットは固有名詞のみです。 |
| 言語 | 日本語のみが利用可能です。 |
| 字数制限 | 縦書きの場合は20字x26行以内，横書きの場合は20字x26行，13字x40行，26字x20行以内に収める必要があります。※文字数計算方法を参照 |
| 訂正 | 訂正する部分を二重線で抹消して隣に訂正後の文字を記載します。その際は欄外または末尾余白に「X字削除」「Y字加入」と記載して押印します。末尾余白に記載する場合にはどの行に対する訂正であるかを明らかにするため，「L行目」として明示する必要があります。行の加入は認められていません。 |
| 種類 | 説明 | 例 | 文字数 |
|---|---|---|---|
| 記号 | 原則として1個で1文字とします。ただし，括弧は1組で1文字となります。 | 10% | 3 |
| 10m2 | 4 | ||
| N88日本語BASIC(86) | 14 | ||
| 囲み | 文字を円・三角形・四角形等で囲んだものは，その枠を1文字とします。 | ① | 2 |
| 序列 | 序列を表している記号は全体で1文字とします。 | ①ディスクを挿入する ②再生ボタンを押す |
10 9 |
| 空白 | 空白は0文字とします。 | ||
| 線・点 | 傍線・下線・傍点自体は0文字とします。 | 通知書 | 3 |
内容証明郵便を作成するための用紙が日本法令やコクヨから販売されていますが，特にこれを利用する必要はありません。ただし，以下のような専用の用紙を利用することで心理的な効果を期待することができます。
日本法令のウェブサイトより
差出人・受取人の住所・氏名の記載は必須ですが，内容証明郵便としてはそれ以外は求められていません。ただし，実務上は以下の内容を記載することになるでしょう。
| 内容 | 解説 |
|---|---|
| 表題 | 「通知書」「請求書」「催告書」など，文書の性質を示す表題を記載することが一般的です。迷った場合には「通知書」にしておくのが無難です。 |
| 差出人 受取人 |
差出人・受取人の住所・氏名は本来，末尾余白に記載するものですが，多くの場合には本文中に記載されています。末尾余白に記載した場合には，本文中の字数へは算入されません。本文中に差出人・受取人を記載すると1枚に収まらない場合，余白に記載することで料金を節約することができます。なお，本文中に記載がある場合には改めて末尾余白に差出人・受取人を記載する必要はありません。 差出人が法人の場合は，担当者の職名・氏名を記載します。(例: 甲株式会社 代表取締役 碇シンジ) 押印は文書の内容によっては必須ではありません。 受取人が法人の場合には代表者の肩書き・氏名を記載しますが，不明の場合には法人名のみでかまいません。 |
| 本文 | 簡潔かつ誤解のない文章を書くように心掛けましょう。 なお，時候の挨拶などは基本的に不要ですが，相手との関係悪化を避けるべき場合には入れてもかまいません。 |
| 差出日 | 内容証明によって差出日が証明されるため必須ではありませんが，通常は記載します。 |